Как распланировать свое время и везде успевать

Одна из главных проблем современного человека – нехватка времени. Слишком многое нужно сделать за слишком маленький промежуток. И вроде как получается составить план, но все равно что-то идет не так, и опять не получается сделать все или хотя бы самое важное: то приспичит соцсеть обновить и посмотреть новости, то видео с котятами затянут на пару часов, то сериал нужно посмотреть весь сезон залпом. А иногда даже при отсутствии таких раздражителей человеку сложно управлять своим временем. Так как же это сделать? В этом поможет тайм-менеджмент. О том, что это такое и как этим пользоваться, читайте в нашей статье.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (от англ. time – «время», management – «управление») – это такое планирование своих дел, при котором удается не только сэкономить время, но и добиться максимального результата. По сути своей, это несколько усовершенствованное планирование, которое выходит за рамки обычного to-do-листа.

Есть несколько основных принципов управления временем:

• грамотное целеполагание;

• работа с приоритетами;

• фиксация целей и письменный контроль процесса;

• выработка привычки к тайм-менеджменту.

Разберем каждый отдельно.

Грамотное целеполагание

Это один из основополагающих шагов, поскольку бесцельная деятельность неконструктивна и, следовательно, не имеет смысла. Сформулировав цель, определите задачи – шаги к достижению желаемого результата.

Например, наша цель – навести порядок в комнате. Тогда задачи будут следующими:

• разобрать вещи в шкафу;

• прибраться на рабочем столе;

• убрать спальное место;

• выбросить все ненужное;

• провести влажную уборку;

• проветрить.

Как мы видим, задачи уже являются пунктами в плане на день. Некоторые из них можно разбить на более мелкие. Например, в задаче о влажной уборке спокойно выделяем дела чуть поменьше: мытье окон, протирание пыли и мытье полов.

Источник фото: Photo by STIL on Unsplash

Очень удобная методика формулирования целей – SMART-цель. С английского слово smart переводится как «умный», а написано оно большими буквами неспроста – это аббревиатура.

Вот ее расшифровка:

• S – specific («конкретная»). Пример: вместо «посвятить день саморазвитию» – «посвятить день медитации».

• M – measurable («измеримая»). Пример: вместо «похудеть к лету» – «похудеть на 5 килограммов».

• A – attainable или achievable («достижимая»). Пример: вместо «улучшить свой английский» – «поднять свой уровень английского с A2 до B1».

• R – relevant («актуальная», «истинная»). Здесь сложно привести какой-нибудь емкий пример, потому что цель должна быть для вас по-настоящему значима, а не для галочки или потому что модно.

• T – time based или time bound («ограниченная по времени»). Пример: вместо «связать себе шапку и варежки» – «связать себе варежки и шапку за месяц».

Расстановка приоритетов

Здесь все понятно – сначала самые важные, а потом уже второстепенные. А как же быть со срочностью? Для этого можно начертить себе вот такую несложную табличку:

Эта таблица иллюстрирует метод Эйзенхауэра, и мы видим, что делам срочным и важным нужно отдавать предпочтение в первую очередь, затем мы переключаемся на важные, но не особо срочные дела. Эйзенхауэр считал, что срочные дела невысокой значимости необходимо делегировать (поручать) кому-нибудь из сотрудников, если речь о работе, или близким, если они смогут это сделать за вас. Несрочные и неважные дела завершаем в последнюю очередь.

Письменная фиксация

Не важно, пишете вы ручкой в блокноте или клавишами в смартфоне, планшете или ноутбуке, если вы выражаете цели словами, вам легче отслеживать процесс их достижения. Плюс ко всему, если у вас перед глазами всегда будет список, вы четко будете знать, что делать дальше. Удовлетворение от вычеркивания задач из списка – приятный бонус.

Вырабатывание привычки

Как ни странно, но тайм-менеджмент требует времени и сил, поскольку нужно скоординировать очень много вещей в своей жизни. Не у всех поначалу получается все хорошо и прекрасно, не учитываются какие-то мелкие детали или даже целые пункты в плане, из-за чего все в to-do-листе летит в тартары. Из-за этого многие расстраиваются, сдаются и перестают планировать свое время. Тогда как более упорные товарищи пробуют из раза в раз и со временем достигают больших успехов в деле планирования времени.

Как эффективно управлять своим временем?

Для того чтобы управление временем принесло вам максимальную пользу, достаточно лишь соблюдать несколько несложных правил. Во-первых, вычислить и обезвредить самых главных врагов продуктивности и рационального расходования времени. Зовут их хронофаги, или пожиратели времени. Такое пугающее название, ассоциирующееся с фантастикой, применяется для тех вещей, которые занимают какое-то количество времени, при этом не дают вам ничего полезного для работы и никак не помогают отдохнуть. Например, просмотр ленты в соцсетях или роликов на YouTube, внезапная уборка на рабочем столе или просмотр старых фотографий. Подобное пагубно влияет на способность распределять время, а потому таких вещей не должно быть во время рабочего процесса или их должно быть столько, сколько необходимо для минимального отдыха во время перерывов или выходных.

Второе правило относится к четким временным рамкам. Здесь речь идет не только об умении отводить достаточно времени под решение какой-либо задачи, да так, чтобы с запасом, но и о том, чтобы завершать все раньше дедлайна. Например, перед реальным дедлайном можно поставить себе дедлайн самостоятельно и никак его не двигать. Еще один интересный метод распределения времени – «метод томата». Назван так в честь кухонных таймеров в форме этого овоща.

Источник фото: Photo by Luke Chesser on Unsplash

Схема простая:

• 25 минут беспрерывной работы без отвлечений;

• 5 минут отдыха;

• первые два пункта повторить еще два раза;

• после четвертого периода работы сделать большой перерыв в 15-20 минут.

Благодаря такой системе вы не перетрудитесь и при этом сможете закончить работу в срок.

Если «метод помидора» вам не по душе, но вы не знаете, как организовать перерывы, знайте, что оптимальный вариант – 90/10-15. То есть после каждых 90 минут работы давайте себе 10-15 минут отдыха.

Кстати, о временных рамках. Тайм-менеджмент хорош не только для повседневных или недельных задач, но и для более глобальных, которые займут не один месяц, а то и несколько лет. Тогда лучше всего воспользоваться не только ежедневником, но и календарем, а также поставить оповещения о приближающихся дедлайнах на телефоне, чтобы по прошествии времени не забыть о планах.

Немаловажно позаботиться и о собственном комфорте, ведь чем больше раздражителей, тем чаще вы на них отвлекаетесь, из-за чего снижается трудоспособность, а на решение задачи уходит гораздо больше времени, чем было запланировано, даже с учетом оставленного запаса.

Для того чтобы делать что-то по плану было приятнее и удобнее, сделайте ваше рабочее пространство максимально уютным и функциональным.

Для этого:

• уберите все, что не относится к вашей работе или запланированной деятельности: мелкие безделушки, мусор, стикеры с уже устаревшей информацией, кружки от чая и т. д.;

• расположите необходимые вам для решения задачи вещи так, чтобы они все были под рукой и желательно у вас на виду, но при этом не захламляли пространство;

• если вы работаете за столом, то поставьте удобный стул или компьютерное кресло, можете на нем же расположить плед, если вам холодно, и подушку или игрушку антистресс, чтобы снять беспокойство.

Также обеспечить личный комфорт вам поможет делегирование задач, о котором уже было упомянуто. Если вы понимаете, что у вас есть срочные дела, которые вы не можете сделать, потому что они не входят в составленный вами график, поручите их кому-нибудь другому. Конечно, так стоит поступать, только если вы уверены, что кто-то другой сделает это так же или лучше и что это будет выгоднее с, например, финансовой точки зрения.

С этой же категорией связано умение отказываться от каких-либо задач или даже целей, потому что они вам не подходят или у вас не хватит на них ресурсов в виде энергии и времени. Ведь смысл тайм-менеджмента не в том, чтобы успеть больше за короткий срок, а в том, чтобы максимально эффективно использовать имеющееся время. Сюда же относится правило о том, что на день лучше планировать не более 10 задач, чтобы точно успеть все без лишних стрессов.

Самый важный совет по повышению эффективности – учиться на своем же опыте, делать выводы и создавать свои собственные правила тайм-менеджмента. Да, вас никто не заставляет использовать именно те методы, которые были озвучены в этой статье. Все те правила, о которых вы прочитали, вы вполне можете подстроить под себя, руководствуясь основными принципами управления временем.

В конце концов, все люди разные, у каждого человека свои биоритмы, свое представление об отдыхе и все по-разному организовывают свое время. Главное, все тщательно распланировать, предусмотреть время для отдыха, расставить приоритеты и настроить себя на работу в позитивном ключе.